Proprietarii de apartamente sunt obligați prin lege să comunice asociației de proprietari anumite schimbări care vizează structura sau numărul membrilor unei familii. Situațiile precum nașterea unui copil, căsătoria sau decesul unui membru al familiei trebuie raportate oficial. Această procedură este esențială pentru menținerea evidențelor corecte în cadrul blocului. Notificarea trebuie transmisă în scris către președintele asociației de proprietari pentru a fi validă din punct de vedere legal.
Termenul limită pentru acest tip de comunicare este de 10 zile. Conform prevederilor legale, acest interval de timp începe să curgă de la data la care s-a produs schimbarea în familie sau de la momentul în care o persoană a luat spațiul în folosință. Este important de menționat că o simplă discuție verbală cu administratorul nu este suficientă pentru a îndeplini această obligație. Proprietarul trebuie să urmeze procedura de notificare scrisă pentru a respecta art. 30 alin. (1) din Legea nr. 196/2018.
Obligația de informare include și situațiile în care locuința este închiriată sau împrumutată altcuiva. Proprietarul trebuie să anunțe președintele asociației despre persoanele luate în spațiu, inclusiv despre chiriașii sau comodatarii care utilizează apartamentul. În cazul contractelor de închiriere sau de comodat, termenul de 10 zile este calculat de la data semnării contractului. Această regulă rămâne valabilă chiar dacă mutarea efectivă a persoanelor în apartament are loc într-un moment ulterior semnării documentelor.
Responsabilitatea juridică pentru aceste notificări îi aparține exclusiv proprietarului, nu chiriașului. Chiar dacă apartamentul este închiriat, obligația de plată a cotelor de întreținere revine în continuare proprietarului. Acesta poate încerca să recupereze sumele de la chiriaș conform clauzelor contractuale, însă înțelegerile private nu pot fi folosite ca argument în fața asociației sau a furnizorilor. Orice neplată bazată pe contractul de închiriere nu este acceptată ca motiv legitim pentru refuzul plății către asociație.
Lipsa actualizării datelor poate duce la plata unor sume suplimentare pentru întreținere. Deși legea nu prevede o amendă specifică pentru depășirea termenului de 10 zile, erorile de calcul pot apărea dacă evidențele rămân vechi. De exemplu, dacă decesul unui membru al familiei nu este comunicat, acesta poate rămâne inclus în calculul cheltuielilor. Astfel, proprietarul poate ajunge să plătească sume care nu mai corespund situației reale din apartament, afectând bugetul lunar de întreținere.
Regularea acestor obligații prin Legea nr. 196/2018 vizează corectitudinea calculului costurilor de întreținere în ansamblul blocului. În sistemul de gestionare a proprietăților comune, numărul de persoane din fiecare unitate de locuit influențează direct distribuția anumitor cheltuieli. Menținerea unor date eronate în registrele asociației poate genera conflicte între proprietari și administratori, afectând transparența financiară a întregului complex rezidențial.